¿Haces pagos a suplidores? Conoce los nuevos requisitos de las Informativas

Septiembre 24, 2019
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Este artículo es una colaboración del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico.

Por: Lcda. Cecilia C. Colón Ouslán, CPA, CGMA
Pasada presidenta de la Junta de Gobierno del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico

Si en tu negocio pagas por servicios profesionales recibidos, entonces eres un Agente Retenedor y tienes ciertas obligaciones en ley que debes cumplir. A raíz de la Reforma Contributiva, varias de las disposiciones relacionadas con retener e informar sobre esos pagos se enmendaron. Los cambios entraron en vigor el 1 de enero de 2019 y toda persona que opere un negocio, sea como individuo o a través de una corporación u otro tipo de entidad jurídica, tiene la obligación de cumplir con las nuevas disposiciones.

Repasa tus obligaciones

  • Debes retener la contribución sobre ingresos en el origen de esos pagos y depositar la contribución retenida con el Departamento de Hacienda.
  • Al final de cada año debes radicar una Declaración Informativa donde informes el total pagado al suplidor y la cantidad de contribución retenida.

Toma nota de lo que debes saber para cumplir con las nuevas reglas:

  • Retener lo que toca – Deberás retener un 10% por concepto de contribución sobre ingresos al total de la factura por el servicio. Si la cuenta incluye gastos reembolsados tales como compra de artículos utilizados en el servicio prestado, solo calcularás el 10% de la cantidad que representa el servicio. No incluyas el Impuesto sobre Ventas y Uso. Recuerda: los primeros $500 pagados durante el año calendario no están sujetos a la retención en el origen.
  • Envía lo que retienes – Toda contribución retenida durante el mes debes depositarla electrónicamente a través del Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI) no más tarde del día 15 del próximo mes. Por ejemplo, el 1 de agosto recibes una factura por servicios legales por $900. La debes pagar el 30 de agosto reteniendo el 10% del total y hacer el cheque por $810.  Deberás depositar a través de SURI los $90 retenidos no más tarde del 15 de septiembre.

Conoce las excepciones 

No tienes que retener el 10% de estos servicios:

  • primas de seguros
  • servicios médicos
  • rentas de propiedades inmuebles (oficinas, locales comerciales, etc.)
  • servicios de construcción
  • servicios de transporte aéreo o marítimo

¿Carta de Relevo? 

Algunos proveedores de servicios pueden obtener cartas de relevo de la retención si cumplen con ciertos requisitos.  Si un suplidor te entrega una Carta de Relevo Total de la Retención no retendrás ninguna contribución. Guarda copia del documento para incluir su número de control en la Declaración Informativa que radicarás a Hacienda. Si la carta indica un relevo parcial, debes retener un 6%.

La nueva Contribución Opcional

Un suplidor de servicios podría entregarte una Declaración Jurada indicando que quiere acogerse a la nueva Contribución Opcional y que desea que solo le retengas el 6% en lugar de 10%.  Guarda copia del documento para indicarlo en tu Declaración Informativa.

Los nuevos formularios 

Del año contributivo 2019 en adelante los Agentes Retenedores deberán completar dos nuevos formularios:

  • Declaración Informativa de Servicios Prestados (480.6SP) – Radícala no más tarde del 28 de febrero siguiente al año calendario cuando efectuaste los pagos por servicios. En esa fecha, entrega a tu suplidor copia en papel o electrónica de la Declaración Informativa.
  • Planilla Trimestral de Contribución Retenida sobre Pagos por Servicios Prestados (480.6SP-1) – Debes rendirla no más tarde del último día del mes siguiente al cierre de cada trimestre (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año). El total de la contribución retenida informada que radiques en el año debe ser igual al total de cantidad retenida reportada en el Estado de Reconciliación Anual de Servicios Prestados.

No olvides

Para que sea más fácil completar las Declaraciones Informativas es importante que le pidas a todos tus suplidores de servicio:

  • Nombre completo (o nombre legal si es una entidad)
  • Número de Seguro Social personal o Número de Identificación patronal
  • Dirección postal

Mantén un registro de los pagos y las retenciones de cada suplidor y las cantidades depositadas cada mes.  Esto será necesario para completar los formularios que radicarás a través de SURI.

Repórtalos todos

Para que tengas derecho a deducir los pagos por servicios recibidos en tu negocio, tienes que cumplir con tu obligación de Agente Retenedor. Los gastos por servicios recibidos que no reportes en la Declaración Informativa no podrás deducirlos de la Planilla de Contribución sobre Ingresos. Y esto aplica a todos los pagos; los sujetos a retención y los no sujetos. Por ejemplo, si pagas renta mensual de tu local comercial, ese no está sujeto a la retención, pero sí estás obligado a informarlo en una Declaración Informativa. Si no radicas dicho formulario, no podrás deducir ese gasto.

Otros gastos que no están sujetos a retención son:

  • Servicios de telecomunicaciones
  • Acceso a internet
  • Televisión por cable o satélite en PR
  • Pagos por anuncios o primas de seguro

Ahora, quien reciba los pagos por estos servicios es el obligado a reportarlos. Si pagas primas de seguro para tu negocio, la aseguradora es la obligada a entregarte una Declaración Informativa que reporte cuánto pagaste. Sé diligente en obtenerlo, sin ese formulario, no podrás deducir ese gasto en tu Planilla.

Te invitamos a leer estos artículos relacionados el tema contributivo: Las deducciones de tu negocio según la Reforma Contributiva 2018 y ¿Te dedicas a la prestación de servicios? Explora la nueva Contribución Opcional.

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