Pasos para tener una reunión de trabajo efectiva

Mayo 24, 2019
Pasos Reunion Efectiva

Cómo organizar reuniones productivas en tu negocio

¿Cuántas veces has salido de una reunión pensando que los asuntos pudieron haberse resuelto por email? Peor aún, ¿de cuántas reuniones has salido sin que haya dado tiempo de discutir todos los temas en la agenda?

Esto es bastante común, sobre todo si tomamos en cuenta que, en promedio, los ejecutivos pasan unas 15 horas a la semana en reuniones, según un estudio publicado por Atlassian.

“Esto es algo que a veces ocurre por las diferencias generacionales, porque hay un grupo de personas que prefiere reunirse —quizás los Baby Boomers y los Generación X— y hay otros que no”, explica la profesora de Administración de Empresas de la Universidad de Puerto Rico en Mayagüez, Maritza Soto.

Para lograr que tus reuniones sean más productivas, te sugerimos estos pasos:

  1. Define el objetivo de la reunión

Lo primordial es que una vez confirmes que es necesario tener una reunión, definas el objetivo. “Si no tienes objetivo definido, la reunión no tiene un norte”, enfatiza Angie Escalante, directora del Programa de Servicios de Empleo e Internado de la Universidad Politécnica de Puerto Rico.

  1. Traza una agenda

Si ya identificaste un tema que amerita una reunión, debes desarrollar la agenda de los temas que interesas discutir. “Los puertorriqueños tenemos la tendencia a irnos por la tangente, pero si trazas una agenda, tendrás una guía con los temas que quieres tratar”, señala Soto.

Por su parte, Escalante recalca que la agenda debe estar por escrito, dejando un espacio al final para discutir cualquier otro tema que no sea vital.

  1. Elige a las personas que deben estar allí

En la mayoría de las reuniones hay que tomar decisiones importantes. “Si no están las personas que realmente toman las decisiones, vas a tener que escalar los distintos niveles para identificar a los que tienen ese poder decisional con relación al aspecto de la reunión y eso quita tiempo”, dice Escalante.

Por esto, asegúrate de invitar a las personas que sean indispensables para los temas que tratarán en la reunión.

  1. Escoge bien el lugar

Aunque pueda parecer superficial, la hora y el lugar del encuentro también son importantes, asegura Soto.

“El lugar va a depender del número de personas y de los recursos técnicos que necesites para la reunión”, agrega la experta en Recursos Humanos.

  1. Envía los materiales con anticipación

Si ya tienes una idea de los temas que se discutirán, envíalos con anticipación para que el grupo pueda evaluarlos con tiempo.

“Así los participantes pueden llevar un análisis y hacer la reunión más rápida, sin dar demasiada vuelta a los asuntos”, asegura Escalante.

  1. Toma nota y recapitula

A veces somos olvidadizos, así que es vital tomar nota durante la reunión. Esto ayuda a mantener el orden y no salirte de la agenda.

“Una vez se completa la discusión de los aspectos, recomiendo recapitular; decir: ‘estos fueron los aspectos discutidos, estas fueron las conclusiones’. Ahí asignamos cuál será el próximo paso”, indica Escalante.

  1. Envía las minutas

Para garantizar que todos los participantes salieron de la reunión con sus responsabilidades claras, lo ideal es enviar una minuta de lo discutido. Según Escalante, así se establecen los pasos a seguir y los responsables de lograrlo.

“En la siguiente reunión, ya habrá que ver qué hicimos y dar continuidad a lo que queríamos trabajar o resolver”, concluye.

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