Plan para reestablecer tu negocio

Junio 21, 2018
Plan

El colapso de la infraestructura, incluyendo los sistemas de energía eléctrica y de comunicaciones, son algunos de los daños más comunes causados por un desastre natural.

¿Está preparado tu negocio para enfrentar los estragos de un fenómeno natural? Te compartimos algunas recomendaciones para que puedas prepararte y minimizar el impacto económico.

Plan de desastre

  • Recopila la información de contacto de tus empleados y proveedores críticos, como por ejemplo:
    1. Nombre e información de contacto, incluyendo cuáles serían sus roles y responsabilidades, y alguna estrategia de cómo contactarlos en la eventualidad de que los métodos convencionales de comunicación no estén disponibles.
    2. Nombre e información de contacto de los proveedores de materia prima, producción o servicios (third party vendors).
  • Determina el mínimo de empleados clave, incluyendo una estrategia sobre cómo contactarlos en caso de que no hubiera servicio de comunicación celular.
  • Identifica un lugar alterno que sirva como centro de mando para continuar con la operación de tu empresa en caso de que la planta física de esta se vea afectada y requiera ser reconstruida. Contempla si es necesario movilizar, previo al desastre, un grupo de empleados fuera de Puerto Rico para que continúen con la operación del negocio de forma remota. Esto dependerá de tu modelo de negocio.
  • Crea una cadena de comunicación o contacto entre tus empleados para que, después del paso del fenómeno atmosférico, puedan saber cómo se encuentran sus compañeros.
  • Haz una búsqueda en internet y baja el formato del plan de desastre y recuperación que mejor se adapte a tu modelo de negocio.

Manejo de documentos

  • Digitaliza todo archivo administrativo importante, como por ejemplo los documentos para someter reclamaciones al seguro, entre otros. El método de almacenamiento seleccionado deberá permitir el acceso aún si las telecomunicaciones fallaran.
  • Si tu negocio depende del manejo de una página online o base de datos:
  1. Crea un proceso de mantenimiento manual o automático para que ejecute un backup diario y siempre mantengas una copia reciente de tus datos.
  2. Verifica que el backup funcione, por si tienes que realizar un proceso de restauración.
  3. Mueve tus datos y página web al servicio de una nube (cloud).
  4. Haz un backup de tu teléfono corporativo. Sincronízalo con el cloud.  Si tienes Google Contacts, bájalo y guárdalo.
  5. Asegúrate de que el diseño de la página web para clientes (downtown page) esté localizado en un lugar diferente a tu página online.
  6. Si prefieres tener control local de tus datos, crea redundancia y ten duplicados en diferentes lugares. Es importante que todos los servidores siempre estén actualizados.
  7. Verifica el tiempo de respuesta establecido en el contrato con tus proveedores de sistemas. Evalúa la posibilidad de mejorar tu contrato si tu negocio requiere de un servicio garantizado al 99% ya que no todos los suplidores brindan el mismo tiempo de respuesta.
  8. Define procesos alternos para trabajar offline.

Seguros

Revisa las pólizas de seguro para validar que estén al día y cubran lo necesario.

Suplidores de materia prima

  • Invierte en los siguientes equipos o servicios, según apliquen, para restablecer la operación de tu negocio de forma más rápida:
    1. Energía alterna
    2. Teléfono satélite
    3. Caja de seguridad a prueba de fuego y agua (fireproof lock boxes)
    4. Batería para proteger tus equipos electrónicos, enseres, etc.
    5. Internet satelital
    6. Radio que funcione con energía solar
    7. Servicio de línea fija (landline) y equipo telefónico que funcione aún sin electricidad
  • Según el producto o servicio que ofrezca tu negocio, es posible que tengas un tráfico de clientes mayor a lo usual por un periodo de tiempo. Junto a tus empleados, crea una estrategia para que la atención al cliente no se vea opacada. Pregúntate:
    1. Si dependes de materia prima para operar, ¿cómo trabajarás con los suplidores para continuar recibiéndola?
    2. ¿Qué harás si la mercancía no llega?
    3. ¿Cómo manejarás tu dinero en efectivo?
    4. ¿Dónde guardarás el vehículo que utilizas para tu negocio?

Recuerda, no pongas en riesgo tus datos personales ni la información sensitiva que maneja tu negocio. Por lo regular, durante estos eventos naturales existen personas que se aprovechan del caos para distribuir anuncios falsos, obtener tu información y cometer fraude. Asegúrate de que sea un medio de confianza.

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