11 estrategias para proteger tu negocio

Cada año, Puerto Rico se ve amenazado ante el posible impacto de algún fenómeno atmosférico o evento natural inesperado. No podemos bajar la guardia, pero si podemos  estar preparados y así mitigar el impacto financiero en nuestro negocio. A continuación, te compartimos 11 estrategias que debes considerar para proteger las propiedades comerciales de tu negocio. En particular, las facilidades donde está ubicado, tu inventario y los equipos que necesitas cuidar, para mantener tu negocio funcionando luego de un evento catastrófico.

1. Identifica si tu propiedad está en zona inundable. Verifica los mapas de zonas inundables y revisa si tu propiedad está en una zona propensa a inundaciones. La Agencia para el Manejo de Emergencias Federal (FEMA) tiene un mapa actualizado en su página msc.fema.gov. Contacta a tu productor de seguros y pregunta por la póliza que cubran daños por inundación. 
2. Haz inspecciones periódicas de tu propiedad comercial. Examina tu propiedad y haz las reparaciones necesarias para que pueda resistir cualquier evento inesperado. Asegúrate que cualquier equipo en el techo, rótulos, cortinas y cualquier otro accesorio en el exterior de la localidad estén fijados firmemente a la estructura. Mantén los desagües y los techos limpios. Poda los árboles que puedan ocasionar daños a la estructura o tendido eléctrico.
3. Realiza un inventario anual de todas tus pertenencias. Toma fotos o videos de toda la propiedad, de modo que puedas identificar fácilmente los daños ocurridos en cualquier eventualidad.
4. Prepara la propiedad para emergencia inminente. Remueve antenas, rótulos, cortinas de lona y cualquier otro accesorio que no esté firmemente anejado a la estructura. Cubre ventanas y puertas con tormenteras o tablones de madera. Revisa los marcos para asegurar su adherencia a la estructura. Recoge objetos que puedan ser levantados por la fuerza del viento y puedan convertirse en proyectiles. Sube los elevadores al nivel más alto y apaga el sistema. Revisa que el cuarto de máquinas esté bien protegido de posibles filtraciones de agua o algún otro daño. Las cisternas o tanques de agua deben estar llenos a capacidad y sus tapas o cubiertas deben estar selladas. Protege los equipos electrónicos del agua, cubriéndolos con envolturas plástica y elévalos del piso para que no sufran daños.
5. Protege los documentos de tu empresa. Mantén expedientes duplicados de los registros de tu negocio y tus clientes. Mantén copias en un servidor, en la nube o físicos, que puedas acceder desde otras localidades en caso de que tu propiedad se destruya. Algunos de los documentos que debes proteger son: información de finanzas, base de datos de empleados, clientes y proveedores, licencias y certificados municipales, estatales y federales, recibos contributivos y pólizas de seguros, entre otros.
6. Asegúrate de que tu generador eléctrico recibe el mantenimiento recomendado por el fabricante. Revisa que tienes suministros para asegurar el funcionamiento luego del evento, incluyendo combustible, filtros y lubricantes. Almacena el combustible en lugares ventilados. Ten a la mano los números de teléfono de la compañía que brinda servicio y mantenimiento al equipo. Repasa el procedimiento de operación del generador junto al personal que procederá a operarlo en caso de una emergencia.
7. Protege áreas que estén en construcción. Las estructuras en construcción son extremadamente susceptibles a eventos atmosféricos debido a los daños que pueden ocasionar en la estructura y el atraso en los trabajos. Recoge materiales de construcción que puedan convertirse en proyectiles, afectando tu negocio o la propiedad de otros.
8. Considera hacer acuerdos contractuales con representantes para servicios posteriores a la emergencia. Algunos de estos servicios son: reparación de equipos, remoción de escombros, reparación de estructura o ingeniería, alquiler de vagones refrigerados para mercancía perecedera, transportación, renta de equipo, alquiler de autos, hotel y/o utilidades. Evalúa crear acuerdos preliminares para arrendamiento de locales alternos. Recuerda que luego de una catástrofe, muchos servicios no están disponibles o su costo aumenta dramáticamente.
9. Revisa y actualiza tus pólizas de seguro periódicamente. Darte cuenta de que tu negocio no estaba asegurado adecuadamente cuando ya ha sufrido una pérdida puede ser financieramente devastador. Verifica que tus pólizas de seguros estén al día, pagadas y que tengas todas las cubiertas que sean necesarias para ti y tu negocio. Revisa qué propiedades están cobijadas bajo tu póliza y cómo serán valorizadas en caso de pérdida. No olvides evaluar, junto a tu productor de seguro, una cubierta que proteja a tu negocio ante cualquier ataque cibernético, durante la emergencia.
10. Toma charlas para dueños de negocio.  Varias entidades sin fines de lucro, así como agencias de gobierno, grupos comunitarios y aseguradoras brindan adiestramientos, para capacitar a los dueños de negocio ante una emergencia.
11. Manten a tu equipo informado. Sabemos los retos que se pueden presentar posterior a una emergencia. Recuerda que tus empleados son el activo más importante de tu negocio, por lo que recomendamos mantener actualizados los contactos de emergencia e información de tus equipos de apoyo con anticipación; esto se extiende a suplidores claves. El poder determinar un punto de encuentro y mantener visibilidad del plan de acción, luego de una emergencia, será clave en el proceso de reanudar tus operaciones.

Si deseas   orientarte sobre cómo proteger tus propiedades comerciales ante un evento catastrófico, comunícate hoy con Popular Risk Services¹ al 787-731-6900 o escríbenos a prssales@popular.com