Como dueño de negocio, el tiempo es tu mayor activo. Para que le saques el jugo a tus días, aquí te compartimos 5 buenas estrategias.
1. Ponle fecha y hora - a tus prioridades
Establecer prioridades es clave, pero no es sinónimo de productividad. Lo ideal es que las anotes en un calendario con su fecha, pero también con el tiempo que te tomaría atenderlas. Agenda esas prioridades para las primeras horas de tu día. Así, si surgen “fuegos” que apagar, ya habrás cumplido con lo más importante.
Para monitorear el tiempo que te toma completar esos deberes una buena idea es tener un
timer mientras trabajas. Eso fue lo que usó el consultor de negocios, Francesco Cirillo, creador de la filosofía de gestión de tiempo que llamó Técnica Pomodoro.
Esa técnica funciona así: dedicas 25 minutos a cada tarea y te tomas 5 minutos antes de repetir el ciclo. Por ejemplo: separa 25 minutos para entrar las órdenes de los suplidores para la próxima semana. Programa tu
timer para que te avise que ya se cumplió el tiempo. Una vez terminas, camina o descansa por cinco minutos y comienza otra tarea de 25 minutos. La recomendación general es que pongas en práctica cuatro tareas cortas y luego tomes un descanso largo. Hay muchas aplicaciones gratuitas que puedes instalar en tu celular con solo hacer una búsqueda de “Pomodoro Technique”.
2. Practica el principio de Pareto 80/20
Es probable que en tu negocio el 20% de los vendedores produzca el 80% de las ventas, y que el 20% de los clientes genere el 80% de las ganancias. Esto responde al principio de Pareto, que establece que el 20% del esfuerzo producirá el 80% de los resultados.
El reto está en que identifiques quiénes o qué representa tu 20%. Para lograrlo, estas son algunas preguntas que debes contestar:
- ¿Quiénes son mis principales clientes?
- ¿Cuáles son mis empleados más productivos?
- ¿Qué productos se venden más?
Enfócate en ese 20% que más produce de tu cartera de clientes, tu equipo o tu inventario. Lo demás lo puedes delegar o atenderlo una vez las prioridades estén resueltas.
3. Aprende a decir NO
Muchas veces utilizamos el “no” como reacción a un ataque, o para evitar algo. Sin embargo, decir “no” es una forma de proteger lo que es prioridad. Debe ser un ejercicio proactivo, no reactivo. Por ejemplo, puedes decir: “Estaré disponible a partir del martes para discutir el tema, pero al momento estoy comprometido y no puedo reunirme”.
El “no” debe ir dirigido a la solicitud en vez de a la persona. Sonarás más empático si dices: “¡Gracias por considerar a mi negocio para este trabajo! Ahora mismo no tenemos la disponibilidad para aceptarlo, pero estamos a su disposición para futuras oportunidades”.
Dar un “no” de manera positiva te ayudará a mantener las vías de comunicación abiertas y a dar un “sí” a lo que necesita tu enfoque.
4. Dedica días a tareas específicas
El cofundador de Twitter, Jack Dorsey, asegura que su estrategia para ser más productivo es asignar un propósito a cada día de la semana. Un ejemplo de cómo hacerlo es: el lunes es para tareas administrativas, martes para mercadeo, miércoles para atender correos electrónicos, el jueves para retroalimentación y el viernes para planificación.
Recuerda añadir en tu lista el tiempo que dedicarás a ti, a tu familia y al ocio. Un común denominador entre las personas exitosas es que son fieles a su rutina de autocuidado. Que tu rutina de ejercicios, ir al juego de baloncesto o ver tu serie favorita, estén en tu lista de tareas por cumplir.
5. No dejes para mañana lo que puedes hacer ya
Haz uso de las estrategias antes mencionadas y divide tus tareas en pedazos. Empieza poco a poco, ¡pero empieza! Haz de inmediato las que te tomarán menos de cinco minutos - en vez de seguir posponiéndolas. Organizar tu escritorio, responder llamadas o revisar tu calendario son cometidos que puedes terminar rápido, así que sal de ellos.
Además, identifica tus distractores y bloquéalos hasta que hayas terminado el trabajo. El correo electrónico y las redes sociales son distractores comunes. Puedes utilizar recursos como
unroll.me para cancelar ciertas subscripciones y
Freedom para bloquear las páginas que te distraen. Usa tus distractores como recompensa cuando hayas terminado tus quehaceres.
Algo que también es efectivo para evitar dejar las cosas para última hora es imaginar lo mal que te sentirás si no cumples. Imagina si pierdes esa oportunidad laboral por no haber hecho tu trabajo a tiempo; o lo desanimado que te sentirás si no realizas tu rutina de ejercicios.
Por último, consigue un compañero que te fiscalice. Alguien al que puedas rendirle cuentas sobre esas prioridades que estableciste.
Si bien el tiempo vuela, está en ti ser su piloto. Lao Tse, un antiguo filósofo chino decía que “el tiempo es algo creado, decir ‘no tengo tiempo’ es como decir ‘no quiero’”.
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