Gastos que representan ahorros en la planilla de tu negocio

Por CPA Cynthia J. Rijo Sánchez, expresidenta del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico

¿Estás aprovechando todas las deducciones contributivas que la ley permite para tu negocio?

Muchos empresarios en Puerto Rico se hacen esta pregunta al momento de preparar su planilla de contribución sobre ingresos, y con razón, ya que reclamar correctamente las deducciones pueden representar un ahorro importante para tu negocio.

Deducir gastos de la planilla no es lo mismo que evadir contribuciones. Significa usar, de manera estratégica y dentro de lo que permite la ley, todos los gastos del negocio para así pagar solo lo que corresponde. Los gastos deducibles son aquellos necesarios para operar tu negocio y que puedes restar de tus ingresos antes de calcular los impuestos. Mientras más altos sean esos gastos legítimos, menor será tu contribución sobre ingresos a pagar.

Por eso es clave contar con un Contador Público Autorizado (CPA) que te asesore y te ayude a identificar correctamente estas deducciones para que puedas planificar tus finanzas de forma inteligente y conforme a la ley.

A continuación, algunos de los principales gastos del negocio que pueden ser deducibles.

• Alquiler de un local o espacio de trabajo: Si pagas renta por un establecimiento comercial, incluso si trabajas desde tu hogar y puedes demostrar que una parte de la propiedad la usas exclusivamente para fines de la operación comercial.
• Servicios públicos y de telecomunicaciones: Costos de servicios como: energía eléctrica, agua potable, servicio telefónico, conexión a Internet y otros sistemas esenciales; siempre que sean para operar el negocio.
• Sueldos y beneficios de tus empleados: Los salarios, seguros médicos y aportaciones a planes de retiro de tus empleados.
• Publicidad y mercadeo: Todo lo que inviertes para dar a conocer tu empresa o servicios, tales como anuncios, manejo de redes sociales, diseño, programación y mantenimiento de página web e impresión de material promocional, etc.
• Materiales, inventario y equipos: Artículos necesarios para tu operación comercial, de acuerdo con su naturaleza y su vida útil, se pueden deducir o depreciar.
• Los servicios profesionales: Honorarios de un CPA, abogados, diseñadores o consultores para tu negocio.
• Intereses y cargos bancarios: Ya sean sobre préstamos de negocio o los cargos en tus cuentas comerciales.
• Seguros comerciales: La póliza de responsabilidad pública, de propiedad u otros seguros relacionados con tus empleados.

Lo que no parecería que se puede deducir

Muchos empresarios solo deducen los gastos específicamente enumerados en la planilla. Sin embargo, la ley permite reclamar otros que no resultan tan evidentes. Un ejemplo: los servicios de tintorería o laundry. Este gasto puede parecer un gasto personal, pero en el caso de una presentadora de televisión o un abogado cuyo servicio requiere proyectar una imagen profesional impecable, podría justificarse como deducible. Todo dependerá de la industria en que operas y de cuán bien documentes la relación de ese gasto con la generación de tus ingresos.

Lecciones sobre la depreciación

Un concepto que a veces los empresarios pasan por alto es el gasto de la depreciación. Básicamente, el gasto de depreciación es el reconocimiento que ciertos bienes, como edificios, maquinaria o vehículos, pierden valor con el tiempo. Al depreciarlos, hay que reducir su valor en los libros de contabilidad y eso puede disminuir la cantidad de impuestos que el empresario paga en el presente.

Sin embargo, la decisión de reclamar el gasto de depreciación debe formar parte de una estrategia bien pensada, ya que cuando sea el momento de vender ese activo, el ahorro que se obtuvo ahora podría implicar pagar más impuestos en el futuro debido a que la base de la propiedad disminuye. Como consecuencia, la ganancia en la venta del activo sería mayor y así mismo su contribución.

Antes de decidir, debes preguntarte:

• ¿Usaré este activo durante muchos años como parte esencial de mi negocio?; o
• ¿Planifico venderlo en un plazo corto?

Responder estas preguntas, con la ayuda de tu CPA, te permitirá aprovechar la depreciación sin llevarte sorpresas más adelante.

Cuatro consejos para maximizar tus deducciones

Pon en práctica estas recomendaciones adicionales:

1. Lleva una contabilidad organizada:  Documenta todos tus ingresos y gastos, aunque no estés obligado a llevar libros formales. Guarda facturas, recibos, contratos y cualquier evidencia que justifique tus deducciones.
2. Separa tus gastos personales de los del negocio: Abrir una cuenta bancaria exclusiva para tu empresa te facilitará la clasificación y te evitará errores al radicar la planilla.
3. Revisa los anejos de negocio en tu planilla: Están diseñados para facilitar la clasificación de tus gastos de manera correcta y asegurarte de no dejar fuera posibles deducciones. Úsalos como aliados para una gestión financiera más eficiente y ordenada.
4. Infórmate sobre incentivos y créditos contributivos - Existen beneficios para ciertos sectores como: empresarios de jóvenes, industrias creativas o negocios en zonas rurales.

Educarte sobre temas de impuestos para reducir legalmente tu carga contributiva es sinónimo de empoderamiento. Aprender cuáles gastos de tu operación comercial puedes deducir, cómo documentarlos y considerar el impacto de herramientas, como la depreciación, también son maneras de apoyar el crecimiento de tu negocio.

 

 

El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico (Colegio de CPA) es una organización sin fines de lucro creada mediante la Ley 75 del 1973, la cual estableció la colegiación compulsoria para ejercer la contabilidad pública en la isla. Desde entonces, el Colegio agrupa a todos los profesionales autorizados en esta disciplina, sirviendo como el foro principal para su desarrollo. Su misión es servir al colegiado y apoyar su excelencia profesional, salvaguardando siempre el interés público. A través de su gestión, promueve la ética y la excelencia profesional, al mismo tiempo que representa a quienes ejercen la contabilidad pública en Puerto Rico. Conoce más sobre la entidad aquí.

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