¿Dónde está la data digital de tu negocio?

Por ONUVO

Claves para entender, proteger y controlar el almacenamiento digital comercial

En la operación diaria de muchos negocios en Puerto Rico, la data digital, que puede incluir desde cotizaciones, facturas y reportes financieros, hasta información de clientes, diseños o contratos, a menudo puede terminar dispersa entre computadoras, servidores, servicios de nube (algunos autorizados, otros no) y memorias externas. El resultado es que muchos dueños de negocio no tienen claro dónde está la información más valiosa de su operación, quién la controla, cómo se protege, o qué garantías existen en caso de pérdida o incidente.

Esta realidad representa no solo un riesgo operacional, sino también una amenaza para la continuidad del negocio y su cumplimiento con requisitos legales, contractuales o de seguros.

A continuación, compartimos cuatro áreas clave que todo dueño de negocio debe considerar al evaluar cómo está almacenando y protegiendo la información de su negocio:

1. Accesibilidad

El acceso a la data debe ser rápido y confiable, pero también controlado. Muchos negocios enfrentan problemas porque la información está “en la computadora de fulano”, en un email inactivo o en un sistema al que solo puede acceder una persona. Esto limita la agilidad del equipo y aumenta la dependencia de individuos específicos.

Es importante contar con soluciones de almacenamiento centralizadas, como un servidor, dispositivos NAS (Network Attached Storage) o servicios de nube para negocios que permitan acceso autorizado y seguro desde múltiples dispositivos o ubicaciones, pero bajo reglas claras.

2. Seguridad

La data del negocio no debe estar accesible a todo el mundo. Contraseñas compartidas, carpetas sin permisos, discos sin cifrado y archivos sensibles en laptops personales siguen siendo prácticas comunes en muchos negocios. Esto deja la puerta abierta a accesos no autorizados, robo de información o incidentes internos.

La solución que se adopte para almacenamiento debe incluir herramientas de control de acceso, cifrado, autenticación y auditoría de actividad. Por ejemplo, los sistemas como Microsoft 365 o Google Workspace, proveen espacio de almacenamiento en nube con controles de autenticación, permisos para las carpetas y bitácoras de manera centralizada. También, pueden utilizar la herramienta nativa de Microsoft Windows “BitLocker” para cifrar la data en las computadoras y, en caso de que el equipo se pierda o sea hurtado, la data no sea comprometida.

La seguridad no debe depender solo de “confiar en la gente”, sino de establecer controles. La naturaleza humana es comúnmente identificada como uno de los mayores riesgos en cualquier estrategia digital.

3. Backups

Una de las preguntas más importantes que puede hacerse un comerciante es: “¿Si se borra este archivo, lo puedo recuperar?”

No tener un sistema de respaldo o backup confiable es una de las causas más comunes de pérdida de datos. Esto puede incluir documentos internos, de clientes, correos electrónicos, etc.

El respaldo no puede ser manual ni depender de la disciplina de alguien. Debe ser automático, validado y probado. Idealmente, debe existir al menos una copia local y otra en la nube para proteger contra robos, desastres o fallas físicas.

Importante: Los servicios de almacenamiento en la nube como OneDrive, Google Drive o Dropbox no son sistemas de backup. Su función es sincronizar archivos entre dispositivos, lo que significa que, ante un daño o infección, ese se replicará en todos los dispositivos. No es una falla del sistema, es simplemente su diseño y función. Por eso, contar con un sistema de backup sigue siendo indispensable. Se recomienda complementar el uso de plataformas de nube con software especializado en respaldos. Además, es recomendable contar con un backup físico, como un disco duro externo o equipo local que realice copias periódicas del contenido almacenado en la nube.

4. Cumplimiento

Dependiendo del tipo de negocio, pueden existir requisitos específicos sobre cómo se almacena, protege o retiene cierta información. Esto puede incluir datos financieros, médicos, educativos o personales.

Algunos seguros cibernéticos también exigen que la empresa cumpla con prácticas mínimas, como respaldos automáticos, cifrado o controles de acceso. Asegúrate de conocer cuáles son las regulaciones y requisitos del manejo de la data que requiere tu negocio según su industria, ya que el desconocimiento de estas reglas no protege ante multas ni negaciones de cobertura.

Contar con una estrategia de almacenamiento bien diseñada —con respaldo, redundancia y mecanismos de recuperación ágiles— es esencial para garantizar que la empresa pueda continuar operando, incluso ante eventos inesperados como fallos de equipos, robos o ciberataques.

Tener una buena estrategia no tiene por qué ser costoso. La clave está en contar con las herramientas correctas evaluando adecuadamente la tolerancia al riesgo que el negocio puede aceptar.

¿Qué puede hacer un dueño de negocio hoy?

• Saber dónde está la data de su negocio y quién la controla.
• Asegurarse de que la información importante se respalde automáticamente.
• Verificar que los sistemas cuenten con controles de acceso, cifrado y monitoreo.
• Preguntar a su proveedor de IT o equipo interno si existe un plan de recuperación en caso de pérdida de información.

La tecnología no tiene que ser complicada, pero es importante manejarla correctamente. Tener claridad sobre cómo se almacena la data del negocio es esencial para tomar decisiones informadas, proteger activos digitales y asegurar la continuidad de las operaciones.

 

 

Este artículo fue redactado por ONUVO, empresa boricua dedicada al ofrecimiento de servicios manejados de IT (MSP), galardonada como el mejor MSP del Caribe por 6 años consecutivos por ChannelFutures MSP501/NextGen y Empresa de Servicios de IT del año por la Minority Business Development Agency. Para más información o servicio, contáctanos a info@onuvo.com o al 787-961-5400.

Este artículo es para fines informativos solamente y no constituye un endoso ni ofrece garantía de exactitud o aplicabilidad de su contenido para ningún propósito en particular. Ni Popular, Inc.  ni sus afiliadas, subsidiarias y/o compañías relacionadas (“Popular”), son, ni serán responsables por ningún daño especial, directo, indirecto, o incidental, incluyendo, pero no limitado a pérdidas de ganancias que puedan surgir de, o estar relacionadas con la información o consejos brindados en este artículo, el cual no fue preparado por Popular. Popular se dedica a proveer servicios financieros, y no se dedica (directa o indirectamente) a brindar servicios relacionados con el contenido de este artículo. En caso de requerir cualquier servicio relacionado con este artículo, deberá solicitar asesoría del profesional competente de su preferencia.