Tu negocio depende de la nube, ¿sabes cómo funciona?

Por ONUVO,

En la actualidad, el uso de “la nube” o “el cloud” se ha convertido en una práctica habitual en empresas de todos los tamaños. Sin embargo, muchos dueños de negocios desconocen qué realmente implica y sus responsabilidades.

Desde emails hasta sistemas de contabilidad, CRMs (Customer Relationship Management) o ERPs (Enterprise Resource Planning) que operan completamente en línea, el ecosistema digital se ha convertido en parte esencial de la operación diaria de negocios grandes y pequeños. Aquí te compartimos lo que debes saber sobre las responsabilidades que conlleva usar la “nube”, sus riesgos e información clave para que tomes decisiones informadas sobre esos servicios para tu negocio.

¿Qué es “la nube”?
En palabras sencillas, es una infraestructura tecnológica que pertenece a un tercero. Son servidores, sistemas de almacenamiento y plataformas que están en el centro de datos de otras empresas, y que tu negocio utiliza a través de internet.

El problema es que hoy el término se utiliza de forma muy amplia. A cualquier sistema le llaman nube o cloud: desde la infraestructura robusta y segura de una empresa especializada, hasta a una aplicación sencilla creada por un programador independiente. A simple vista todo parece ser lo mismo, pero hay grandes diferencias en cuanto a seguridad, confiabilidad y apoyo.

Por eso, la pregunta correcta no es si algo está en la nube, sino en cuál, cómo está configurada y quién responde si algo falla.

La nube no elimina tu responsabilidad; la pudiera amplificar
Es importante comprender que, aunque tu negocio utilice la nube, la responsabilidad de lo que sucede con la información no recae únicamente en el proveedor. La mayoría de estos servicios opera con lo que se conoce como un modelo de responsabilidad compartida (shared responsibility model). El proveedor se encarga de la infraestructura (servidores, disponibilidad y conectividad), pero la información y su seguridad son responsabilidad del negocio.

Esto incluye:

• quién tiene acceso a la data
• cómo se protege y se respalda la información
• qué hacer en caso de pérdida o un incidente de seguridad

En otras palabras: cuando contratas estos servicios, delegas la parte técnica, pero no la responsabilidad final de lo que suceda con la información que pusiste en ella.

Ojo: no todas las nubes incluyen backup
Otro mito muy común es pensar que la información que pones en la nube está automáticamente protegida contra cualquier pérdida. Esto no siempre es cierto.

Entender qué cubre el contrato de tu proveedor y qué no, es fundamental. Muchos de estos servicios están diseñados para ofrecer disponibilidad, pero no necesariamente para brindar respaldo o continuidad. Si un archivo se borra, se modifica incorrectamente o se ve afectado por un incidente (como malware o acceso indebido), ese cambio puede replicarse en el sistema sin ser detectado.

Por eso, aun cuando uses plataformas reconocidas, es necesario que cuentes con soluciones adicionales de backup. 

El riesgo no desaparece
Algunos de los riesgos más comunes de mover parte de tus operaciones a la nube incluyen:

• accesos no autorizados por credenciales comprometidas
• configuraciones incorrectas que exponen información sensitiva
• dependencia total de un proveedor sin alternativas claras
• falta de visibilidad sobre dónde reside la data realmente y quién la controla

Muchos negocios no conocen exactamente qué sistemas usan en la nube, quién los contrató o en qué condiciones, lo que dificulta cualquier proceso de auditoría, cumplimiento o reclamación.

Escoge bien a tus proveedores 
Si la nube es la infraestructura de otro, entonces escoger ese “otro” es una decisión importante. Antes de firmar con cualquier proveedor de servicios, hay unas preguntas clave que debes hacer -y pedir que todas las contesten por escrito. Aquí te ofrecemos estas cinco:

1.    ¿Qué incluye el servicio y qué no? No des por hecho nada. Es fundamental establecer por escrito los servicios cubiertos por el proveedor. Por ejemplo, Microsoft 365 proporciona herramientas como correo electrónico, OneDrive y otras aplicaciones, pero informa que no se responsabiliza de los datos ni realiza copias de seguridad. Si ocurre un incidente, la responsabilidad de salvaguardar y recuperar la información recae en ti como cliente, no en el proveedor.
2.    ¿Dónde se almacenará la información? La localización geográfica de los datos –el país o la región donde se guardan- puede tener implicaciones legales importantes que afecten el cumplimiento de regulaciones financieras o de protección de datos tuyos o de tus clientes.
3.    ¿Quién recuperará los datos ante un desastre? El proveedor debe darte respuestas sobre cómo se recuperarán, cuánto tiempo tomará y cuál es la cantidad máxima de información que podría perderse en caso de incidentes graves.
4.    ¿Qué controles de seguridad tiene el proveedor? Es importante que conozcas qué medidas de protección aplican, como, por ejemplo: encriptación de datos, acceso mediante autenticación multifactor (MFA), el mantenimiento de registros que documentan el uso y los cambios realizados en las plataformas, entre otros.
5.    ¿Quién y cuándo da apoyo al servicio contratado? Es necesario que sepas quién se encarga de la atención al cliente, en qué horarios está disponible, en cuál idioma se ofrece y los costos asociados a este servicio.

Lo que tú puedes hacer 
No es necesario ser un técnico experto para tomar mejores decisiones. Algunas buenas prácticas incluyen:

• identificar qué sistemas del negocio están en la nube
• confirmar quién tiene acceso a cada plataforma
• validar si existe un plan de backup independiente
• preguntar a tu proveedor sobre su modelo de responsabilidad del servicio
• evitar asumir que “nube” o “cloud” significa “automáticamente seguro”

La nube es una herramienta poderosa que, cuando la usas bien, puede mejorar la eficiencia, reducir costos y facilitar el crecimiento de tu negocio. Pero, como cualquier solución, requiere que la entiendas y manejes de forma adecuada. La nube no elimina la responsabilidad. Solo cambia donde ésta recae.

 

 

Este artículo fue redactado por ONUVO, empresa boricua dedicada al ofrecimiento de servicios manejados de IT (MSP), galardonada como el MSP más importante del Caribe por seis años consecutivos por ChannelFutures y empresa de servicios de IT del año por la Minority Business Development Agency. Para más información: info@onuvo.com / 787-961-5400.

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