Manual del Empleado: ¿por qué es necesario?

Por Katherine Díaz, MBA

Contar con un Manual del Empleado y revisarlo regularmente para que vaya a la par con los tiempos es esencial en toda organización. Este provee uniformidad y consistencia en la toma de decisiones, cumplimiento legal y prevención de conflictos. 

El Manual debe estar atemperado a la cultura del negocio, sus valores corporativos y debe abordar temas relacionados a las leyes, reglamentos y políticas laborales aplicables. Además, ante las circunstancias tan cambiantes, es recomendable incorporar políticas y guías relacionados a temas vigentes y de impacto como:

• manejo del trabajo remoto
• uso adecuado de la inteligencia artificial (AI, por sus siglas en inglés)
• medición de resultados
• interacción con redes sociales y más

Al redactar el Manual del Empleado es crucial saber qué leyes aplican al negocio para operar dentro del marco de la ley, sin asumir compromisos no requeridos. Es importante que conozcas que algunas leyes aplican a las empresas dependiendo del número de empleados que tenga.

Políticas o Guías

Algunas políticas esenciales que se recomiendan incorporar en un Manual de Empleados son, por ejemplo, aquellas relacionadas a:

1. Hostigamiento sexual
2. Manejo de situaciones de violencia doméstica
3. Prohibición y prevención de acoso laboral en el empleo
4. Pruebas de dopaje (sustancias controladas) si la empresa decide realizarlas
5. Monitoreo o vigilancia electrónica si la empresa cuenta con cámaras de seguridad 

Herramienta de comunicación

El Manual del Empleado representa una oportunidad extraordinaria para comunicar aspectos esenciales sobre la cultura organizacional y lo que se espera de cada empleado. Por ejemplo, en el Manual se pueden incluir los siguientes temas:

1. Historia, visión, misión, valores de la empresa y comportamientos esperados 
2. Aspectos generales de empleo como: horario de trabajo, periodo de tomar alimentos, día de pago, entre otros  
3. Licencias y beneficios
4. Leyes, reglamentos y políticas aplicables a la empresa (Ej. violencia doméstica, hostigamiento y discrimen, entre otros)
5. Políticas y procesos internos: vestimenta, confidencialidad, manejo de los sistemas de información, entre otros
6. Normas de conducta y proceso disciplinario

Recomendaciones finales

1. Incluye temas laborales específicamente aplicables a tu negocio.
2. No copies manuales de otras entidades, podrías estar adquiriendo compromisos que no te corresponden.
3. Comunica aspectos esenciales sobre la cultura organizacional de forma amena y pertinente a todas las generaciones que formen parte de la organización. Por ejemplo: tradiciones particulares, comportamientos esperados de acuerdo con la historia, la visión, misión y los valores de la organización, entre otros.
4. Informa a los empleados los comportamientos que la empresa espera de ellos como, por ejemplo: deberes generales, protocolo de servicio al cliente, trato a los compañeros, resolución de conflictos y comunicaciones, entre otros.
5. Procura que todos los niveles jerárquicos de la empresa estén comprometidos con lo que dispone el Manual del Empleado y que sean modelos de cumplimiento con este. 
6. Evalúa la posibilidad de contar con asesoría especializada provista por una persona capacitada y especializada en recursos humanos y/o en derecho laboral para la preparación y revisión del Manual de Empleado.

Preparar o revisar un Manual del Empleado puede parecer abrumador, pero es importante recordar que el recurso humano, los empleados que nos apoyan en cada proyecto y emprendimiento, contribuyen a hacer posible que se materialice la visión de nuestro negocio y el logro de las metas organizacionales. Debemos seleccionarlos adecuadamente, adiestrarlos, facilitarles las herramientas necesarias y, sobre todo, valorarlos. Aprovecha cada oportunidad para reforzar en tus empleados todo aquello que hace que tu negocio sea único, genere resultados y crezca.  

La autora es presidenta y principal oficial ejecutiva de la firma de consultoría de capital humano HR Remarkable Talent; cuenta con tres décadas de experiencia y esta certificada en Evaluación de Desempeño.

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